Een van de lastigste uitdagingen in organisaties is communicatie bij veranderprocessen. Welke informatie breng je? Wanneer? En wie vertel je wat? Mijn oog viel op een eenvoudig model om veranderprocessen te helpen begeleiden. Het betreft het 4P-model dat William Bridges in 1991 publiceerde als onderdeel van zijn boek Managing Transitions. Ruim 25 jaar later is daarvan een revisie uitgebracht (Bridges en Bridges, 2017). Bridges beschrijft dat we het fundamentele verschil moeten begrijpen tussen verandering en transitie. Verandering is een geplande of ongeplande gebeurtenis, die invloed op ons heeft als individu. Transitie is het proces dat we doormaken om met die verandering te kunnen omgaan.
Veranderprocessen begeleiden
Transitie verloopt volgens Bridges in drie fases, die elkaar overlappen. Het is mogelijk dat een organisatie zich in een gemengde toestand van deze overgangsfases bevindt. Op zich is dat niet erg, als de verander(bege)leiders maar een duidelijk beeld hebben van wie zich in welke fase bevindt.
De eerste fase: het einde
Iedere verandering gaat volgens Bridges gepaard met een vorm van verlies. Als je wilt dat een veranderproces slaagt, is het daarom van cruciaal belang om empathie te tonen voor de verwarring en weerstand die in de eerste fase van transitie wordt ervaren. Veel veranderprojecten mislukken omdat organisaties te snel willen starten met de volgende fase. Zolang betrokkenen echter niet de kans hebben gehad om emoties over hun verlies te uiten en zich daarover gehoord voelen, zullen ze nauwelijks bereid zijn mee te werken.
Praktische aanbevelingen van Bridges in de eerste fase zijn:
- Definieer wat verandert en wat anders zal worden door de verandering.
- Breng in kaart wie welke verliezen zal ervaren door de verandering.
- Herhaal de belangrijkste redenen voor de verandering.
- Leg uit hoe de verandering een evolutie (en geen revolutie) is op eerder gevolgde werkwijzen.
De tweede fase: de neutrale zone
In de volgende fase is de nieuwe manier van werken nog niet volledig operationeel en dat leidt tot ongemak en onzekerheid. Het is van belang betrokkenen te helpen zich open te stellen voor de verandering.
Aanbevelingen tijdens de tweede fase zijn:
- Communiceer openlijk over onzekerheden en zaken die nog niet goed gaan.
- Vorm een transitieteam dat bestaat uit niet-leidinggevende vertegenwoordigers van diverse teams. Dit team faciliteert bij de communicatie rond de verandering en verzamelt informatie over wat er binnen de organisatie leeft.
- Moedig experimenten aan. Laat mensen ideeën en voorstellen indienen en probeer ze uit. Zorg ervoor dat mislukkingen niet worden bestraft.
De derde fase: een nieuw begin
Tijdens de derde fase is het belangrijk iedereen te blijven betrekken en hen te herinneren aan de reden voor verandering en het gewenste einddoel. Beschikbaar stellen van metingen waaruit vooruitgang blijkt en het vieren van behaalde successen houden iedereen gemotiveerd.
In de derde fase geldt als aanbeveling:
- Communiceer regelmatig en frequent over ontwikkelingen.
- Tegenstrijdige berichten kweken verwarring. Wees dus consistent in de communicatie en in acties. Opvolging van beslissingen en afgesproken acties is essentieel om vertrouwen te genereren.
- Het is belangrijk om snel enkele quick wins te behalen. Bemoedigende resultaten voorkomen dat gelovigen sceptici worden.
4P-model voor veranderprocessen
Het 4P-model voor veranderprocessen biedt een routekaart voor communicatie en navigatie tijdens transities. Bridges stelt dat bij begeleiding van een verandering de volgende gebieden van belang zijn:
- Purpose (doel). Waarom doen we dit? Start met het uitleggen van het basisdoel, het ‘waarom’, van de verandering die je voorstelt. Een duidelijk ‘waarom’ helpt om een gemeenschappelijke basis te creëren voor iedereen die bij de verandering betrokken is. Iedereen moet de logica van de verandering begrijpen voordat men zich erop kan richten.
- Picture (beeld). Hoe ziet het eindplaatje er uit? Schets een beeld (liefst een visuele weergave) van het gewenste einddoel of de toekomst. Als betrokken weten waar ze naar op weg zijn, draagt dit bij aan snellere acceptatie.
- Plan. Hoe gaan we het doen? Beschrijf de stappen die nodig zijn om het einddoel te bereiken. Dat hoeft geen detailplanning te zijn, maar wel een richting op hoofdlijnen (zowel qua inhoud als tijd) en met haalbare tussenstappen. Het plan laat zien dat is nagedacht over het transitieproces.
- Part (rol). Wat is jouw rol hierin? Betrek zoveel mogelijk mensen bij het veranderproces en beschrijf wat je van hen nodig hebt. Dit helpt mensen om actief deel te nemen aan het proces in plaats van passief te ondergaan wat hen wordt opgelegd.
Tot slot
De 4P-methode is een krachtige manier om een transitie te verkennen. De architectuur van het model zorgt vervolgens voor een uitstekende routekaart om de belangrijkste boodschap van jouw veranderprocessen te communiceren. Als je echt alle 4 P’s aanpakt, is de kans op succes een stuk groter. Of, zoals Bridges zegt: “Zonder einde, overgang en begin verandert de verandering niets.”
Ik kan je helpen bij de invulling van de 4 P’s ter onderbouwing van verandering in jouw organisatie. Met leiders sparren over hun ideeën en communicatie van hun boodschap is een van mijn favoriete tijdbestedingen. Laten we afspreken voor een (gratis) kennismakingsgesprek.
Referentie
- Bridges, W. en S. Bridges (2017). Managing Transitions. Londen: John Murray Press.