Strategische planning en review van resultaten zijn essentieel voor het bedrijven van een effectieve organisatie die haar doelstellingen realiseert. Deze beoordeling en sturing is mogelijk met een Management Control & Reporting System (MCRS). Een MCRS is gebaseerd op een gestructureerde set rapporteringen met relevante data en een samenhangend geheel van overleggen om de resultaten te bespreken. Met een MCRS wordt een relatie gelegd tussen de strategie van de organisatie, de operationele doelstellingen en de dagelijkse activiteiten. In dit artikel schets ik de achtergronden van een Management Control & Reporting System en beschrijf ik 6 bouwstenen en 7 tips om tot een effectief MCRS te komen.
Waarom een MCRS?
Voor sommigen zal een MCRS als onnodige bureaucratie klinken. Maar een goed ingericht MCRS informeert de organisatie over hoe geleverde prestaties zich verhouden tot de doelstellingen. En een MCRS helpt managers bij het nemen van goed-geïnformeerde beslissingen om bij te sturen of hulp te organiseren.
Een MCRS heeft de volgende effecten:
- Betere interne communicatie, omdat medewerkers en management over dezelfde informatie beschikken. Daardoor is men beter in staat samen probleemgebieden te identificeren en oplossingen te bedenken. Dit draagt bij aan het onderlinge vertrouwen in de organisatie.
- Hogere productiviteit, nauwkeurigheid en tijdigheid. Door eenduidige rapportering en beschikbaarheid van resultaten, focussen alle betrokkenen zich op (verbetering van) hun werkgebied en gaat geen tijd verloren aan het zoeken naar data.
- Verbeterde besluitvorming en efficiëntie. Managers beschikken over de juiste informatie en voor medewerkers is duidelijk hoe de behaalde resultaten zich verhouden tot de doelstellingen.
Hoe een MCRS implementeren?
Implementatie van een MCRS vraagt om een gestructureerde aanpak, zoals geïllustreerd in onderstaande figuur:
- Bepaal de organisatiedoelstellingen en processtappen. Wat wil je bereiken?
- Leg de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen in het proces vast. Wie doet wat?
- Kies de juiste Key Performance Indicators (KPI) voor iedere processtap. Maak daarbij onderscheid tussen leading en lagging indicatoren. Wat zijn de resultaten per processtap?
- Stel een KPI-boom op die verduidelijkt welke indicator voor welke doelgroep van belang is om haar prestaties te beoordelen.
- Bepaal in welk overleg de (gestandaardiseerde) rapporten worden besproken. De structuur van deze overleggen ligt vast in referentiekaders en gemaakte afspraken worden vastgelegd in actie- en besluitenlijsten.
- Structureer de overleggen zodanig dat op de juiste frequentie en op het juiste organisatieniveau informatie wordt gedeeld en besluiten kunnen worden genomen (en teruggekoppeld naar het onderliggende niveau).
Tips bij invoering
Bij de invoering van een MCRS wil ik attentie vragen voor de volgende adviezen:
- Betrek medewerkers bij het vaststellen van de juiste indicatoren. Dit versterkt hun betrokkenheid bij het werken met het MCRS. En het geeft ze de kans hun kennis en ervaring bij het verbeteren van de operationele uitvoering te delen.
- Start bij het verzamelen van data met korte looptijden en beoordeel de gegevens met een gering aantal deelnemers. Zo doet de organisatie ervaring en vertrouwen op in het werken volgens deze werkwijze. Na verloop van tijd worden de beoordelingsperiodes verlengd en met meer betrokkenen besproken.
- Het is van belang de resultaten geregeld in het werkoverleg te bespreken. Leidinggevenden moeten hun teams ook aanspreken op de behaalde prestaties. Dat leidt tot vergroting van de betrokkenheid en verhoogt de kans op suggesties voor acties ter verbetering.
- Noteer in management rapporteringen niet alleen de indicatoren als numerieke data, maar geef ook duidelijk herkenbare realisatiegrenzen en trends voor iedere KPI weer.
- Focus op indicatoren die bepalend zijn voor resultaat en succes. Zoek het in eenvoud; kies de indicatoren met de grootste impact en blijf dicht bij het primaire proces.
- Span je in voor een centraal dashboard met gegevens over de gehele organisatie. Genereer van daaruit automatisch rapporteringen met up-to-date informatie. Staar je echter niet blind op een prachtige cockpit van dashboards in een IT-omgeving. Start met handmatig rapporteren en bijhouden van KPI’s op papier. Zet een betrouwbare basis neer. Leer je organisatie met de systematiek werken en verbeter het systeem continu. En ja, automatiseren is een zeer gewenste vervolgstap.
- Houd, naast overleg over prestatie-KPI’s, ook gestructureerd overleg om de voortgang van verbeterprojecten te volgen (en waar nodig bij te sturen of te ondersteunen).
MCRS invoeren in jouw organisatie?
Een Management Control & Reporting System (MCRS) is essentieel voor iedere organisatie die continue prestatieverbetering belangrijk vindt. Zonder een dergelijk systeem weten medewerkers niet wat hun prestaties zijn. En zonder betrouwbare data kunnen managers alleen besluiten nemen op basis van trial and error.
Het invoeren van een MCRS lijkt op papier heel simpel. Implementatie vergt echter kennis en ervaring ten aanzien van KPI-keuze, structuur van de overleggen en formats van de documenten. Daarnaast is het resultaat van een ingevoerd MCRS sterk afhankelijk van de inzet en het enthousiasme van de medewerkers. Coaching en begeleiding zijn belangrijk voor het slagen van een MCRS. Ik heb alles in huis om jullie te kunnen faciliteren bij de opzet en invoering van een MCRS. Neem voor meer informatie of een kennismakingsgesprek graag contact met me op. Over de samenhang van een MCRS met overige team- en organisatie-ontwikkeling kun je lezen in mijn E-book TEAMCRAFT.