In organisaties werken mensen samen aan een gemeenschappelijk doel. Vertrouwen, respect en communicatie zijn essentiële fundamenten van een goed presterende organisatie. Om een eenheid te maken van een organisatie, is afstemming nodig. Afstemming tussen management en medewerkers, tussen afdelingen en tussen medewerkers onderling. Maar wat zijn de kenmerken van effectieve vergaderingen?
Je mag er op vertrouwen dat een deel van de afstemming informeel verloopt. Bijvoorbeeld bij het koffiezetapparaat of tijdens de lunch. Hier ontstaan creativiteit en nieuwe ideeën. Het is dus altijd een goed idee om de informele communicatie te stimuleren. Het is echter ook bewezen dat de kwaliteit van de formele vergaderingen een enorme bijdrage kan leveren aan een goed presterende organisatie (Lencioni (2012)). Kenmerken van effectieve vergaderingen zijn dat de waarden van de organisatie worden uitgedragen en bediscussieerd en wordt vormgegeven aan ontwikkeling en beoordeling van de organisatie. Goede vergaderingen vormen de basis voor cohesie, duidelijkheid en communicatie.
Je kunt geen grotere impact op een organisatie hebben dan door de wijze te veranderen waarop wordt vergaderd. Hier ligt de sleutel om jullie tijd effectiever te benutten, constructiever te discussiëren en betere besluiten te nemen. Het resultaat is een positieve sfeer die leidt tot slagvaardige besluitvorming en standaard-communicatieprotocollen om informatie snel door de organisatie te laten gaan.
Vergaderstructuur
Een vergaderstructuur is een framework om overleggen tussen personen en afdelingen in een organisatie te organiseren. De vergaderstructuur wordt bij voorkeur zodanig opgezet dat communicatie zo simpel en efficiënt mogelijk verloopt. Uit hoe meer mensen een organisatie bestaat, des te belangrijker is de vergaderstructuur.
Ik geloof in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, driemaandelijkse overlegvormen om de belangrijkste uitdagingen aan te pakken en de organisatiedoelen te kunnen realiseren. Het klinkt misschien contra-intuïtief om zoveel vergaderingen te hebben. Maar als het goed wordt uitgevoerd, bespaart het iedereen op de langere termijn veel tijd. De communicatie wordt opener en informatie stroomt eenvoudiger door de organisatie om iedereen zich te kunnen laten concentreren op de hoogste prioriteit van de organisatie. Ik onderscheid 5 typen overlegvormen:
1. Operationele vergadering
Alle medewerkers overleggen dagelijks met elkaar tijdens een kort update-overleg. De dagelijkse activiteiten en de planning worden afgestemd. Ook wordt gespard over knelpunten en betrekkelijk eenvoudig te maken keuzes. Lastige of tijdrovende agendapunten worden geagendeerd voor overleg type 2.
2. Tactische vergadering
Alle teams hebben een wekelijkse, tactische bijeenkomst. In deze overleggen worden de wekelijkse activiteiten besproken, inclusief tactische problemen en kwesties. Als men tijdens dit overleg op onoplosbare zaken stuit, worden ze geagendeerd voor een overleg van type 3, 4 of 5.
3. Strategisch overleg
Leidinggevenden overleggen maandelijks samen over strategische kwesties. Op de agenda staan de vraagstukken waarover gediscussieerd of gebrainstormd moet worden voordat een besluit kan worden genomen. Focus is op analyse van de behaalde resultaten en het maken van keuzes over zaken die belangrijk zijn voor succes op langere termijn.
4. Plansessie
Ieder kwartaal ontmoeten leidinggevenden elkaar om ontwikkelingen te bespreken, behaalde resultaten te reviewen en plannen te maken voor de toekomst (inclusief personeel en teamontwikkeling). Je denkt met je team na over de toekomst, over de visie en de ambities. Deze plansessies zou je zeer gestructureerd kunnen en moeten uitvoeren.
5. Teambuilding
Maak tijd voor het houden van sessies over het bouwen en onderhouden van je team. De onderlinge verhoudingen en het optimaliseren van jullie samenwerking staan centraal. Door dit twee- of driemaal per jaar te doen, eventueel gecombineerd met een plansessie, houden jullie aandacht voor de belangrijke, niet-urgente ontwikkeling van jullie team.
Vergaderafspraken
Een werkoverleg tussen 2 personen heeft natuurlijk minder structuur nodig dan een teamoverleg met 20 personen. Alle typen geregeld terugkerende overleggen zijn echter gebaat bij duidelijke afspraken waar alle betrokkenen achter staan. Topteams houden zich aan een aantal normen en gedragingen voor hun onderlinge communicatie voorafgaand aan, tijdens en na afloop van hun overleggen. Kenmerken van hun effectieve vergaderingen zijn:
Voorafgaand aan het overleg
Voor alle deelnemers:
- Bereid je voor op het overleg.
- Stuur de voorzitter suggesties voor punten ter agendering. Geef daarbij duidelijk aan wat je verwacht en wat aan het eind van de bespreking bereikt moet zijn.
- Hoewel meestal duidelijk, kan het geen kwaad ieders rol in het overleg expliciet te maken en deelnemers te vragen deze rollen te accepteren:
- Voorzitter (verantwoordelijk voor voorbereiding, agenda, resultaat en vervolg).
- Proces- en tijdbewaking (verantwoordelijk voor proces-, dynamiek- en tijdbewaking).
- Schrijver (verantwoordelijk voor vastlegging van gemaakte afspraken, acties en besluiten).
- Deelnemer (verantwoordelijk voor positieve bijdrage aan het overleg).
Voor de voorzitter:
- Beperk het aantal deelnemers. De sleutel voor het optimaliseren van de energie in het overleg is dat deelname van alle aanwezigen relevant is voor het besproken onderwerp.
- Boek de vergaderruimte op tijd. Bedenk dat een veilige, aangename omgeving de betrokkenheid en saamhorigheid verhoogt. Het is prettig om actief, soms zelfs staand, te vergaderen op een centrale plek met de juiste hulpmiddelen.
- Voor iedere vergadering is een agenda belangrijk. Als zich tijdens de bijeenkomst onverwachte knelpunten of problemen voordoen, stelt een goed doordachte agenda het team in staat deze effectief en snel op te lossen.
- Noteer voor ieder agendapunt het doel, het verwachte resultaat en de beschikbare hoeveelheid tijd.
- Bespreking en statusupdate van de actie- en besluitenlijst van het betreffende overleg is een vast agendapunt.
- Als een agendapunt alleen maar draait om het delen van informatie, is het vaak efficiënter die informatie per mail toe te sturen.
- Laat de rondvraag vervallen als agendapunt. Geef in plaats daarvan deelnemers voorafgaand aan het overleg de mogelijkheid hun suggesties voor agendapunten in te brengen.
- Verstuur de agenda en de vergaderstukken vooraf aan alle deelnemers toe zodat ze zich kunnen voorbereiden.
Tijdens het overleg
Aanwezig zijn:
- Vergaderingen beginnen op tijd en worden op de afgesproken tijd beëindigd. Er wordt niet gewacht op laatkomers.
- Deelnemers zijn bij ieder punt volledig betrokken gedurende de hele vergadering. Ze luisteren respectvol en houden oogcontact met degene die aan het woord is.
- Telefoons staan uit of stil.
Beleefd zijn:
- Beleefdheid en respect worden versterkt of verminderd door de manier waarop teamleden tijdens vergaderingen met elkaar communiceren.
- Een boodschap wordt het meest effectief gecommuniceerd met een zachte stem en beleefde toon.
Nieuwsgierig zijn:
- Ga uit van de positieve intenties en intelligentie van je collega’s.
- Als iets niet correct of tegenstrijdig klinkt, vraag dan nieuwsgierig door.
- Neem actie op basis van collectieve wijsheid, waarin alle (en niet alleen de luidste) stemmen van de deelnemers gehoord zijn.
Eerlijk zijn:
- Topteamleden zeggen precies wat ze bedoelen. Dit kan soms afschrikken of verrassen, maar mensen willen liever duidelijk weten wat wordt bedoeld dan te moeten interpreteren.
- Direct zijn hoeft niet beledigend of bot te zijn. Als het respectvol wordt gedaan, kan het juist een fundament leggen voor onderling vertrouwen.
Beknopt zijn:
- Respecteer je eigen tijd en die van je collega’s. Neem niet langer het woord dan nodig is om een bijdrage te leveren aan een discussie.
- Probeer, waar mogelijk, zaken visueel te maken. Beelden worden sneller opgenomen dan tekst en worden beter onthouden.
- Als je niet zeker weet of jouw punt is begrepen, vraag dan om feedback.
Samen zijn:
- Vergaderen is teamwerk. Iedereen is verantwoordelijk voor het eindresultaat. Dus het is niet (alleen) de rol van de voorzitter om deze gedragsregels te handhaven.
- Maak mensen eigenaar van hun eigen ideeën. Dan voelen zij zich zelf verantwoordelijk voor de oplossingen. Dit verhoogt de betrokkenheid en teamspirit.
Tijdens het overleg
Opvolging van afspraken:
- Sluit ieder punt op de agenda af met een conclusie en maak actiepunten en verantwoordelijkheden duidelijk.
- Maak geen notulen, maar beperk het verslag van iedere vergadering tot een actie- en besluitenlijst.
- Bouw op ieders persoonlijke verantwoordelijkheid voor het nakomen van afspraken en het leveren van resultaten; zonder excuses.
Evaluatie:
- Geregelde evaluatie van de afgesproken vergaderregels en het vergaderproces leiden ertoe dat de regels geen keurslijf worden, maar ruimte ontstaat om te bespreken op welke wijze het overleg effectiever kan worden vormgegeven.
Tot slot
Een vergadering of overleg is slechts een middel; het is geen doel op zich. De kunst van vergaderen is niet zoveel mogelijk verschillende onderwerpen in zo weinig en kort mogelijke vergaderingen te stampen. Kenmerken van effectieve vergaderingen zijn niet hoe kort ze waren of dat ze op tijd eindigden. De mate waarin beslissingen en afgesproken acties worden opgevolgd (en de resultaten die deze afspraken opleveren), zijn het enige relevante bewijs van een geslaagde bijeenkomst.
Goede vergaderingen:
- Zijn interessant en productief.
- Hebben een helder doel.
- Bevatten meningsverschillen.
- Eindigen met duidelijkheid en commitment.
In mijn opinie zijn structuur en (rol)duidelijkheid vereist om vergaderingen effectief te maken en de onderlinge communicatie te versterken. Ik weet dat sommigen mensen jeuk en pukkeltjes krijgen van de regels en structuren die ik in dit blog beschrijf. Als alle deelnemers aan jouw overleggen supertevreden zijn over de vergaderingen en jijzelf weet dat jullie vergaderstructuur effectief is om de organisatiedoelen te realiseren, is er natuurlijk weinig reden iets aan te passen. Maar stel nou dat jullie samen constateren dat de effectiviteit van jullie vergaderingen onvoldoende hoog is, overweeg dan toch (een aantal van) mijn voorstellen uit te proberen. En als je daarover wilt sparren of mijn assistentie bij nodig denkt te hebben, neem dan contact met me op. Ik kan je helpen de kracht van jouw team/organisatie tijdens vergaderingen beter te benutten aan de hand van bewezen kenmerken van effectieve vergaderingen..
Referentie
Lencioni, P. (2012), The advantage. San Francisco (VS): Jossey-Bass.