Dynamische teams | Paul Stroomer Coaching & Advies

Dynamische teams zijn teams waarin mensen samenwerken in steeds wisselende samenstellingen. De aard van dynamische teams vereist dat de teamleden tijdens hun samenwerkingsproces verbeteringen aanbrengen. Leiding geven aan dynamische teams is daarmee misschien wel het moeilijkste wat er is. Wat kun je als leidinggevende doen om een dynamisch team snel, soepel en slagvaardig te laten samenwerken en het gemeenschappelijke doel zo goed mogelijk te laten realiseren? En dit onder druk van voortdurende verandering en zelfs met mensen die elkaar nog niet goed kennen.

Neem de afdeling Spoedeisende Hulp van een ziekenhuis als voorbeeld van een dynamisch team. Zo’n team heeft te maken met complexe en snel veranderende situaties waarin levens op het spel staan. Artsen, verpleegkundigen en andere medische professionals zijn van elkaar afhankelijk om snel te reageren op noodsituaties. Ze moeten open kunnen communiceren, snel beslissingen nemen en flexibel zijn in hun aanpak. Hoe laat je zo’n team succesvol met elkaar samenwerken, zonder uitgebreide sessies om elkaar beter te leren kennen en al helemaal geen tijd om uitvoerig te praten over de cultuur binnen het team?

Voorwaarden voor succesvolle dynamische teams

Voor goed (dynamisch) teamwork moet zijn voldaan aan drie basisvoorwaarden (van der Loo en Davidson (2022)):

1. Gezamenlijke doelen

Samen concrete doelen hebben om na te streven geeft richting en zorgt voor bestaansrecht van een team. De teamdoelen moeten zijn afgestemd op de organisatiedoelen. Het is van belang dat de teamleden ook inzicht hebben in ‘het grotere plaatje’, het ‘waarom’ van de teamactiviteiten en de organisatie als geheel.

2. Wederzijdse afhankelijkheid

In dynamische teams werken meestal verschillende disciplines samen. De teamleden moeten elkaar nodig hebben om de gezamenlijke doelen te kunnen realiseren. Ieders unieke kwaliteiten moeten worden benut. Teamleden hoeven niet overal even goed in te zijn, als ze elkaar maar helpen. Deze wederzijdse afhankelijkheid maakt dat de teamleden hun persoonlijke doelen verbinden met de teamopgave en helpt duidelijkheid scheppen over welke rol en gedrag men van elkaar mag verwachten.

3. Psychologische veiligheid

Om effectief te kunnen samenwerken en de gemeenschappelijke doelen te kunnen bereiken, moeten teamleden van dynamische teams zich vrij kunnen voelen om vragen te stellen, zorgen te uiten en fouten te bespreken zonder angst voor negatieve consequenties. Het vermogen om interpersoonlijke risico’s te nemen beschrijft Edmondson (1999) als psychologische veiligheid. In een klimaat van psychologische veiligheid, zijn teams meer geneigd om informatie te delen, risico’s te nemen, elkaar feedback te geven en van fouten te leren. Dit bevordert open communicatie, samenwerking en leren binnen het team.

Leiding geven aan dynamische teams

Als leidinggevende van een dynamisch team speel je een belangrijke rol in het creëren van bovengenoemde voorwaarden. En dat is geen eenmalige actie, maar vraagt om voortdurende aandacht en voorbeeldgedrag:

1. Autonomie

Om teamleden gemotiveerd te houden bijdragen te leveren aan hun team, is het belangrijk dat ze zichzelf kunnen zijn, keuze- en bewegingsmogelijkheden ervaren, zich durven uitspreken en hun mening mogen geven over de wijze waarop ze hun werkzaamheden uitvoeren. Met name de nieuwste generatie professionals geeft aan dat ze grote behoefte heeft aan meer autonomie, meer zelfstandig wil kunnen werken en dat ze op heel andere wijze wil worden aangestuurd dan eerder gebruikelijk was. Kenmerken van dit gevraagde type aansturing zijn zo simpel mogelijke werkstructuren, duidelijke afspraken, heldere kaders en goede instructies.

2. Verbinding

Teamleden willen erbij horen. Ze willen gewaardeerd, beschermd en verzorgd worden, maar ook zelf voor anderen zorgen en zo onderling evenwichtige banden ervaren. Te strakke kaders en te sterke sturing of controle zijn funest voor teamvorming. Een beperkte ondersteunende structuur, waarin het delen van informatie en afstemming van activiteiten centraal staan, is echter wel nodig. Realiseer je dat ruimte geven aan medewerkers zonder duidelijke kaders medewerkers het gevoel geeft dat ze er niet toe doen.

3. Competentie

Teamleden willen voelen dat zij impact hebben en dat hun bijdrage ertoe doet. Dat maakt dat ze geloven in eigen kunnen en bereid zijn om te leren. Dynamische teams werken vaak aan unieke vraagstukken, veelal onder tijdsdruk. Verbeteringen worden geïmplementeerd terwijl ze hun werkzaamheden uitvoeren. Dat kan alleen als ze experimenteren, vaak kleine stappen nemen en steeds evalueren of ze de juiste dingen doen. Werk daartoe aan een cultuur waarin het normaal is feedback te geven op gemaakte fouten en feed forward te geven op wat goed gaat en dat proberen te versterken.

Leiding geven aan ervaren dynamische teams

Als een dynamisch team na verloop van tijd zelfstandiger is geworden, verandert de rol van de leidinggevende vooral in die van reisleider of gids die het goede voorbeeld geeft:

Speel op authentieke wijze en met volle aandacht een activerende rol voor zowel mensen als resultaat. Onderschat daarbij nooit de kracht van een compliment.
Bouw bruggen om mensen bijeen te brengen en met elkaar te laten samenwerken.
Wees open en transparant.
Laat medewerkers meedenken en meedoen door hun nieuwsgierigheid te prikkelen.
Hecht waarde aan samenwerking, maar verlies individuele kwaliteiten van teamleden niet uit het oog.
Bied teamleden veiligheid en duidelijkheid op momenten dat het nodig is en ruimte wanneer dat kan. Vanuit veiligheid ontstaat vertrouwen. Kaders maken ruimte mogelijk.
Als teamleden niet presteren of afspraken niet nakomen, is er geen plek voor hen in jouw team.
Zie nauw toe op deadlines, maar neem ook tijd om te reflecteren en te leren.

Tot slot

Om als organisatie wendbaar om te gaan met veranderende omstandigheden, zullen de meeste organisaties de komende jaren meer en meer behoefte hebben aan snel werkende multidisciplinaire teams. Vaak zullen dit teams zijn van wisselende samenstelling. Waar teams voorheen alle tijd hadden om een beetje aan elkaar te wennen, is het nu heel gewoon geworden dat een nieuw samengesteld team binnen heel korte tijd output levert.

Succesvolle dynamische teams realiseren hun prestaties niet zozeer door wat ze nastreven en wie dat doen, maar vooral door hoe ze met elkaar samenwerken. Om een cultuur te creëren van samenwerking, innovatie en aanpassingsvermogen, zullen de teamleden zich vrij moeten voelen om zichzelf te uiten, risico’s te nemen en van elkaar te leren. Als leidinggevende speel je een belangrijke rol om dit proces te faciliteren. Je kunt je hier op voorbereiden door te investeren in een geschikte leercultuur en de vaardigheden van je team te ontwikkelen. De attenties uit dit blog wijzen je daarvoor de weg. Als je daarover wilt sparren of mijn assistentie wenst, neem dan graag contact met me op.